Procus Quotation

Procus Quotation on web-selaimella käytettävä monipuolinen tarjouslaskentaohjelmisto. Kun tarjoukset talletetaan samaan tietokantaan tuotteiden kanssa, antaa se mahdollisuuden käsitellä tarjouksia ajasta ja paikasta riippumatta. Samalla tarjouskanta on kaikkien niiden hyödynnettävissä, joille annetaan riittävät käyttöoikeudet. Tarjouslaskenta sisältää myös erittäin monipuoliset hinnoittelutyökalut. Luonnollisesti tämä moduuli kuten muutkin Procus-modulit voidaan integroida yrityksen muiden tietojärjestelmien kanssa.

Keskeiset ominaisuudet

Tarjouksen tunnisteet

Koska tarjous tallennetaan relaatiotietokantaan, voidaan tarjoukseen liittää haluttu määrä tunnistetietoa. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi tarjousnumero, versio, kohde, tarjouksen tyyppi, tarjoukseen liittyvät kolmannet osapuolet, tarjouksen tekijä, vastuuhenkilö jne.

Näitä tunnisteita hyödynnetään myöhemmin mm. tietokantahauissa haluttaessa löytää esimerkiksi tiettyyn kohteeseen aiemmin tehdyt tarjoukset.

Tarjouksen kaupalliset ehdot

Maksu- ja toimitusehdot löytyvät alasvetovalikoista, jolloin standardiehdot ovat helposti käytettävissä. Esimerkiksi toimitukseen liittyvä toimitusaika ja toimituserien lukumäärä voidaan antaa.

Asiakkaan tiedot

Asiakkaan yhteystiedot haetaan suoraan integroidusta asiakastietokannasta tai yrityksen CRM-järjestelmästä, jolloin myös asiakas-/asiakasryhmäkohtaiset tuotehinnat ja alennukset voidaan ottaa automaattisesti käyttöön. Asiakkaalle voidaan antaa eri laskutus- ja toimitusosoitteet kuin mikä on asiakkaan yhteyshenkilön osoite.

Tarjottavat tuotteet

Tuotetiedot haetaan tuotetietokannasta, jolloin tuotetiedot ovat aina tuoreimmillaan. Tuotetietokanta sisältää monipuoliset hakuominaisuudet, mikä nopeuttaa tarjouksen tekoa.

Tuotetiedoista näytetään tarjouksessa halutut tiedot sen mukaan millaisia tuoteriviformaatteja on luotu, esimerkiksi tuotekoodi, nimike, positio, määrä, bruttohinta, alennus, nettohinta, yhteensä jne. Tuotteille lisätään tarvittaessa myös vapaamuotoista kuvaustekstiä.

Tuotteiden hinnoittelu

Hinnoittelua varten tarjouslaskennan mukana tulee hinnoittelutyökalu. Hinnoiteltavat tuotteet haetaan tietokannasta, jonka jälkeen niihin liitetään erilaisia hintoja. Tuotteelle voidaan määritellä haluttu määrä erilaisia hintoja kuten ostohinta, omakustannushinta, asiakaskohtaiset hinnat, tarjoushinta, bruttohinta jne. Kaikille näille hinnoille on määriteltävissä myös määräalennukset. Sen lisäksi hintakohtaisesti voidaan määritellä myös hinnan voimassaoloaika. Katelaskennassa käytettävä pohjahinta voidaan määritellä vaikka tuotekohtaisesti.

Tarjouksen ulkoasu

Laitteistovaatimuksena on vain uusin selainversio ja Javascript-tuki. Selaimen asetukset on myös syytä tarkistaa. Procus Quotation:issa on erinomaiset mahdollisuudet muotoilla tarjouksen ulkoasua.

Käyttäjille on mahdollista luoda erillaisia tarjouspohjia, jotka sisältävät erilaiset ulkoasurakenteet esimerkiksi eri tuoteryhmille. Mutta jokainen käyttäjä voi myös luoda itselleen sellaiset tarjouspohjarakenteet kuin haluaa. Mikäli valmis pohja ei tyydytä, voidaan tarjouksen rakennetta muuttaa tarjouksen teon yhteydessä. Näin tarjous saadaan muokattua asiakaskohtaiseen muotoon vaikka jokainen kerta. Tarjoukseen liitetään vapaamuotoista tekstiä haluttu määrä, mutta on mahdollista käyttää myös standardilausekkeita. Tuotteiden ryhmittely tuotesivulla tapahtuu rakenteenmäärittelyn kautta, jolloin määritellään välisummat jne.

Tarjousta muotoiltaessa voidaan hyödyntää tarjouksen esikatselua, jonka avulla on helppoa muotoilla lopullinen tarjouksen tulostusasu.

Tarjouksesta saadaan kaksi erilaista tulostetta, joista toinen sisältää raportointitietoa yrityksen sisäiseen käyttöön.

Tarjouksen kopiointi

Tarjous voidaan kopioida joko uudeksi tarjoukseksi tai ko. tarjouksen uudeksi versioksi. Molemmissa tapauksissa tarjouksen numero muuttuu käytön mukaan. Kopiota voidaan käsitellä samoin kuin juuri luotua uutta tarjousta.

Tarjouksen tulostaminen

Kun tarjous on valmis se voidaan tulostaa yrityksen verkkokirjoittimilla kuten tavallinen web-sivu. Se voidaan myös lähettää sähköpostin liitteenä, jolloin tuotesivulla olevat linkit tuotetietokannan tuotekorteille säilyvät ja vastaanottajan on helppo tarkistaa halutessaan tarjottujen tuotteiden yksityiskohtaiset tekniset tiedot.

Raportointi

Tarjouskannan tilaa voidaan seurata eri parametreilla kuten tyypin, ajan, todennäköisyyden, myyjän ja asiakkaan perusteella. Nämä parametrit määritellään yrityksen tarpeiden mukaan.