Procus Document

Procus tuoteperheen dokumenttien hallintaan kehitetyllä työkalulla ylläpidetään julkaistavaksi tarkoittua markkinointimateriaalia. Dokumenttien formaatti on vapaa; niin pdf-, cad-, xls- kuin doc-tiedostotkin voidaan asettaa jakeluun. Käsitteellisesti dokumenteiksi katsotaan myös kuvat, linkit web-sivuille sekä esimerkiksi ohjelmistopäivitykset. Ylläpito ja dokumentaation selailu tapahtuu web-pohjaisilla työkaluilla.

Web-asiakkaalle dokumentinhallinta ilmenee parhaiten saumattomana osana web-sivustoa, jossa dokumentteja selataan selkeän hierarkisen rakenteen avulla. Alimpana tasona on linkki dokumenttiin, joka joko avautuu omaan ikkunaansa tai ladataan omalle koneelle. Dokumentaation otsikkotasoille lisättävä teksti, ikonit ja apukuvat helpottavat oikean tiedon löytymistä.

Keskeiset ominaisuudet

  • dokumenttien hallinta
  • dokumentaation hierarkiapuun hallinta
  • tuotteiden kytkentä dokumenttiin
  • dokumenttien kytkentä tuotteeseen
  • julkaistu dokumentaatio; hakutoiminnallisuus ja hierarkinen dokumenttipuu
  • dokumentti-DVD:n valmistus (dokumenttipuu + valitut dokumentit selaimella)

Procus Document -moduli kytkeytyy olennaisesti Procus Product:iin helpottamaan tuotteistoon liittyvän informaation esittämistä.

Dokumenttitietokannasta voidaan haluttua informaatiota etsiä kahdella tavalla:

  • etsitään halutut dokumentit hakulomakkeella, jolloin tuloksena palautuu luettelo ehdon täyttävistä dokumenteista sekä linkki dokumenttiin.
  • selataan etukäteen määriteltyä hierarkiaa, jonka otsikkotasoille on kytketty halutut dokumentit soveltuvaan järjestykseen.

Procus Document -modulilla ylläpidetään helposti yhteyksiä tuotteille ja otsikkotasoille. Yksi dokumentti voidaan kytkeä nopeasti monelle tuotteelle tai tuoteryhmälle. Vastaavasti näkökulma voidaan kääntää päinvastaiseksi, jos halutaan nähdä, mitä dokumentteja on liitetty yksittäiseen tuotteeseen. Kaikki tuotteeseen kytketyt dokumentit nähdään aina tuotekortilla, jos dokumentin julkaisuluokka on määritelty sallivaksi. Tietyt dokumentit voidaan määritellä käyttäjän rekisteröitymistä vaativiksi. Edellytyksenä on Procus Basket-toiminnallisuus, jolloin ko. dokumentit näytetään vasta käyttäjän tunnistuksen jälkeen.

Dokumentin kopiointi

Dokumentti voidaan kopioida joko kokonaan uudeksi tai versioksi. Kopioinnin yhteydessä myös linkit tuotteisiin voidaan monistaa uudelle dokumentille. Versiot muodostavat dokumenttiryhmän, josta tarvittaessa vain uusin on näkyvissä. Vanhempia versioita päästään tällöin lukemaan lisälinkistä. Samasta dokumentista eri kieliset versiot muodostavat ryhmän, joka esitetään tarvittaessa kokonaisuutena.

Procus Document laajentaa tuotetiedonhallinnan käyttöä. Etuna on erillisen dokumentin nopea ja joustava liittäminen moneen tuotteeseen ja päinvastoin. Lisäksi dokumentille voidaan määritellä tuoteryhmä, jolloin se esitetään kaikkien tähän tuoteryhmään kuuluvien tuotteiden yhteydessä (yleensä tuotekortilla).

Dokumentti - DVD

Dokumentaation sisällöstä on mahdollista muodostaa halutusta hierarkiatasosta alkaen web-selaimella toimiva sivusto, joka voidaan tallentaa cd-/dvd-levylle. Ulkoasu on julkista dokumenttisivustoa vastaava hierarkinen esitys ilman hakutoiminnallisuutta (koska cd:llä ei ole tietokantaa). Toiminnallisuus on asiakaskohtaisesti sovitettava lisäpalvelu.

Procus Webcatalog:in yhteydessä käytettävä Basket-toiminnallisuus mahdollistaa muistilistaan kerättyihin tuotteisiin liittyvien dokumenttien kokoamisen ja lähettämisen asiakkaalle joko zip-tiedostona sähköpostin liitteenä tai web-sivuna, jolta halutut dokumentit ladataan yksitellen.