Procus Product

On Procus-ohjelmistotuotteiden keskeisin moduli, johon muut modulit liittyvät. Procus Product toimii web-selaimen avulla, kuten kaikki muutkin Procus-tuotteet. Tuotetietokantaa voidaan hyödyntää ja ylläpitää paikasta riippumatta.

Procus Product on parhaimmillaan silloin, kun tuotteita on runsaasti ja tuotteisiin liittyy paljon tietoja, jotka muuttuvat tasaisesti. Procus Product on tärkeä työkalu, kun tuotetiedonhallinta on olennainen osa yrityksen markkinoinnin ja myynnin kannalta.

Keskeiset ominaisuudet

Tuotteiden luominen

Procus Product tietokanta on suunniteltu toimialariippumattomaksi. Tuotetieto voi sisältää halutun muotoista dataa ja tekstiä mielivaltaiset määrät. Tuotetiedot talletetaan relaatiotietokantaan, mikä mahdollistaa monipuoliset ja tehokkaat hakuominaisuudet.

Tuotetiedon tallentaminen ja ylläpitäminen tapahtuu web-lomakkeiden avulla, jotka määritellään yrityksen tarpeiden mukaan. Tuotetiedot voivat sisältää myös linkkejä sisäisiin tai ulkoisiin lähteisiin kuten kuviin, web-osoitteisiin, dokumentteihin jne. Samassa tietokannassa voidaan hallita myös eri kieliversiot, jolloin tuotedataa ei tarvitse ylläpitää erikseen eri kieliä varten.

Tuotetietoja voidaan myös ladata tuotetietokantaan muista järjestelmistä ja tietokannoista tai vaikka taulukkolaskinsivuilta.

Tuotetiedon ylläpito

Tapahtuu suoraan tuotetietokantaan web-lomakkeiden avulla. Tehokkaiden hakuominaisuuksien takia ylläpidettävä data löytyy helposti. Tuotetieto ryhmitellään ylläpitolomakkeille siten, että ylläpito on mahdollisimman helppoa ja nopeaa.

Tuotetiedon ylläpitäjä määrittelee myös tietojen julkaisuvalmiuden. Tietokannassa voidaan säilyttää sekä vanhojen ja jo myynnistä poistuneiden tuotteiden tuotetiedot sekä tulossa olevat uutuudet ilman, että näitä tietoja enää/vielä julkaistaan paperilla tai webissä. Tämä mahdollistaa myös uusien tuotteiden ottamisen luetteloihin jo paljon ennen kuin niitä on avattu taloushallinnon järjestelmiin.

Suuret tuotevalikoimaa koskevat massapäivitykset voidaan tehdä koneellisesti suoraan tietokantaan. Järjestelmä on mahdollista rakentaa myös siten, että osa tiedoista päivitetään automaattisesti muista tietojärjestelmistä.

Kirjautuminen ja käyttöoikeudet

Tuotehallinnan perustoiminteisiin kuuluu sisäänkirjautumisen ja käyttöoikeuksien hallinta. Sisäänkirjautumisen hallinnalla voidaan eri käyttäjäryhmille antaa erilaisia oikeuksia nähdä eri asioita tuotetietokannan sisällöstä. Tämä antaa mahdollisuuden rajoittaa esimerkiksi joidenkin käyttäjäyhmien tietojen saantia ja siten toteuttaa esimerkiksi yhteistyökumppaneille omat näkymät tuotetietokantaan.

Käyttöoikeuksien hallinnan avulla määritellään eri tietojen ylläpitäjäryhmille ne oikeudet, joita kukin ryhmä tarvitsee. Samalla voidaan rajoittaa tiettyjen tietojen ylläpito-oikeudet vain tietylle ryhmälle.

Tuotetiedon julkaiseminen

Tuotetiedon julkaisemiseksi tiedolle luodaan hierarkia. Siinä määritellään tuote kuulumaan tiettyyn tuoteryhmään / -perheeseen jne. Tätä toimintaa kutsutaan hierarkian-/rakenteenhallinnaksi, joka on erillinen Procus-moduli. Tarpeista riippuen voidaan luoda erilaisia rakenteita, jolloin samaa tuotetietoa voidaan julkaista eri tavoin eri ryhmille kuten tuotekuvastot, nettohinnastot ja asiakaskohtaiset hinnastot jne.

Yleisimmät julkaisutavat ovat web-luettelot, paperiluettelot, kuvastot, hinnastot ja DVD:t. Kullakin julkaisutavalla on omat erityiset piirteensä ja vaatimuksensa. Kaikille on kuitenkin yhteistä se, että kun rakenne on suunniteltu oikein, julkaisujen automaattinen tuottaminen tietokannasta (esim. painovalmis pdf) on Procus-tuotteilla yksinkertaista, tehokasta ja erittäin edullista.

Tuotetiedon julkaisumahdollisuuksille asettaa suurimmat rajoitteet mielikuvitus. Yrityksen myynti- ja markkinointiosastoilla ei perinteisesti ole ollut kunnollisia työkaluja myynnin ja markkinoinnin tarvitseman tuotetiedon hallintaan ja julkaisemiseen. Taloushallinnon ERP-järjestelmien varsin vaatimattomat ja joustamattomat työkalut eivät ole antaneet mahdollisuuksia tuotetiedon julkaisutoiminnan kehittämiseen.

Kieliversiot

Procus Productin avulla voidaan tuotetietojen eri kieliversiot hallita samassa tietokannassa. Tällöin ainoastaan tekstit käännetään uudelle kielelle, mutta muu data talletetaan vain yhden kerran. Samassa tietokannassa voidaan hallita haluttu määrä eri kieliä. Web-käytön vuoksi kielten ylläpito voidaan vaikka hajauttaa yrityksen paikallisten toimipisteiden tehtäväksi. Siten esimerkiksi terminologian kääntäminen tulee tehtyä kerralla oikein. Tai se annetaan käännöstoimistolle, jolle voidaan antaa käyttöoikeudet vain kielitietojen näkemiseen ja päivittämiseen.

Kielitietojen hallintaa voidaan tehostaa Procus Translation Alert lisätoiminteella, jonka avulla tuotetiedonhallintajärjestelmä toteuttaa erilaisia käännösten olemassaoloon liittyiä tarkistuksia ja hälyttää mikäli asetetut ehdot täyttyvät.

Liitynnät ja tulosteet

Procus Productia käytetään yleensä muiden Procus-modulien kanssa integroituna tuotetiedonhallinnan ja -julkaisemisen ytimenä. Tietokannan joustavan rakenteen takia Procus Productiin on mahdollista toteuttaa monipuolisia liityntöjä erilaisiin ulkopuolisiin järjestelmiin tietojen lukua ja tulostamista varten. Tällaisia ovat mm ERP- ja CRM-liitynnät, massalaskurit, tuotekonfiguraattorit tai vaikka talotekniikkastandardin (STK) mukaisen tulosteen tuottaminen suoraan tuotetietokannasta/lukeminen suoraan tietokantaan. Näihin liityntöihin voidaan rakentaa myös monipuolista automatiikkaa, joka ilmoittaa esimerkiksi tietoihin mahdollisesti liittyvistä puutteista ja virheistä.

Procus Product:in joustavuus ja monipuolisuus tekee siitä markkinoiden tehokkaimman myynnin ja markkinoinnin tarvitseman tuotetiedonhallinan ytimen.